Jak podepisovat dokumenty elektronicky
Skoncujte s papírováním. Elektronickým uzavíráním smluv šetříte klientům čas a sobě pomáháte zvyšovat produktivitu práce.
Zprostředkovatelské a rezervační smlouvy, ale i předávací protokoly podepisujeme elektronicky od roku 2020 a většina klientů elektronické uzavírání smluv vítá. Papírově uzavřených smluv je již menšina.
Zejména, pokud jsou klienti z jiného města nebo je účastníků transakce hodně, je elektronické uzavírání smluv pro makléře značnou úsporou času.
Někteří klienti se sice elektronického uzavírání smluv nejdříve zaleknou, ale pak říkají, že to bylo velmi snadné. Dokonce běžně uzavíráme smlouvy elektronicky i se staršími lidmi, kteří nejsou technologicky tak zdatní.
Jaké jsou možnosti uzavírání smluv elektronicky?
Možností je celá řada. Prostý elektronický podpis, zaručený elektronický podpis a kvalifikovaný podpis. Do toho ověření podpisu přes bankovní identitu a aplikace na elektronické uzavírání smluv, jako jsou např. Signi, Autenti, T602, Digisign nebo třeba americký Docusign atd.
Pojďme si to vysvětlit. České právní prostředí zná 3 typy elektronických podpisů.
A. Prostý elektronický podpis (nejjednodušší forma)
Většinu dokumentů můžete podepsat tímto způsobem. Objednávky, smlouvy, dodatky ke smlouvám, dokumenty a mnoho dalších. Prostý elektronický podpis je totiž rychlý a jednoduchý.
V Signi, které používáme v RE/MAX Alfa se pro tento typ podepisování kombinuje dvoufaktorové ověření přes SMS a vlastnoruční podpis na obrazovce telefonu či počítače.
B. Zaručený elektronický podpis
Všude tam, kde předem neznáte identitu podepisujícího, využijete zaručený elektronický podpis. Tento typ podpisu se zakládá na unikátním certifikátu, který se vloží do dokumentu. Tato úroveň podpisu se hodí například pro smluvní dokumenty nebo klientské smlouvy.
Ověření se provádí nejlépe pomocí bankovní identity.
C. Kvalifikovaný elektronický podpis (nejvyšší stupeň zabezpečení)
Kvalifikovaný elektronický podpis představuje sázku na jistotu, když potřebujete komunikovat se státní správou. Tento typ podpisu vyžaduje vydání kvalifikovaného certifikátu, který může vydat jen certifikační autorita.
Pro ověření podpisu je nejjednodušší využívat následující dvě možnosti.
1. Ověření podpisu přes Bankid.cz
Letos na podzim spustil web Bankovní identita možnost ověřovat podpisy na stránkách Bankid.cz zdarma. Klientovi pošlete dokument, on ho nahraje na web Bankid.cz/lide/podepisujte, pomocí bankovní identity ověří a vloží svůj podpis do dokumentu. Klient potřebuje mít jen účet v bance, které bankovní identitu podporuje.
2. Ověření podpisu v Signi.com
Ještě jednodušší je ověřovat podpisy přes Signi, který můžete, jako makléři RE/MAX Alfa využívat zdarma. Platíte jen za bankovní identitu.
Cena za elektronické uzavírání smluv v Signi
| Druh podpisu | Cena pro makléře RE/MAX Alfa |
| Prostý elektronický podpis v Signi | Zdarma |
| Smlouva uzavřená přes bankovní identitu | 10 Kč za podpis |
| Vzdálené ověřování AML dotazníků přes bankovní identitu | připravujeme |
Jak na uzavírání smluv v Signi
Jste-li makléřem RE/MAX Alfa, jediné co potřebujete, je napsat asistentce na info@remaxalfa.cz. Vygeneruje vám pozvánku do aplikace a můžete začít uzavírat obchody.
Signi je velmi intuitivní aplikace. Nemusíte nic nastavovat, vše je pro naše makléře již přednastavené včetně RE/MAX Alfa brandingu.
- Nejdříve si uložte do seznamu kontaktů jméno, příjmení, telefon a email na klienta.
- Poté vložte smlouvu, kterou chcete podepsat a do smlouvy vložte podpisová pole klienta. Viz obrázek níže. Doporučuji vložit smlouvu v PDF, protože u smluv ve Wordu se někdy nezobrazí správně formátování.
Aplikace vás vede krok za krokem, takže není potřeba žádné složité instruktáže.
Možnosti ověření podpisu účastníků obchodu
Při uzavírání smluv vyberte roli účastníků smluv. V drtivé většině případů budete používat následující dva způsobi ověřování.
a) Účastník podepisuje
Smlouvy se uzavírají s použitím prostého elektronického podpisu. Verifikace klienta v Signi probíhá kombinací emailu a mobilního telefonního čísla.
b) Podpis přes Bank ID
Pro ověření podpisu se používá ověření pomocí bankovní identity klienta. Toto ověření poskytuje mnohem větší jistotu právního vztahu.
Přes Signi můžete uzavírat
- Zprostředkovatelské smlouvy včetně dodatků
- Rezervační smlouvy včetně dodatků
- Nájemní smlouvy včetně dodatků
- Předávací protokoly
Přes Signi nemůžete uzavírat
V Signi nemůžete uzavírat kupní smlouvy. Ty je nejsnadnější podepsat papírově u advokáta či notáře a u nich také ověřit podpis pro katastrální úřad.
Naše předplatné v Signi zatím neumí ověřovat podpisy u AML dotazníků.
Kdo může ověřit podpis přes bankovní identitu
Abyste mohli vy a vaši klienti ověřit svůj podpis přes Bank ID, musí mít bankovní identitu. To znamená musí mít účet u některé z bank, které bankovní identitu poskytují. Je to většina bank. Viz. obrázek níže.
Nemůžete tedy takto uzavírat smlouvy s nerezidenty a klienty, kteří bankovní identitu nemají. Takových klientů je však málo.
Rizika uzavírání dokumentů v Signi
V Signi jsme od roku 2021 uzavřeli přes 2000 smluv s prostým elektronickým podpisem a neměli jsme jediný problém týkající se neprůkaznosti smluv.
Nicméně přesto si buďte vědomi případných rizik, při kterých klient může tvrdit, že smlouvu neuzavřel on. V takových případech bude ležet důkazní břemeno na vás.
- Nejbezpečnější je ověřovat podpisy klientů v Signi prostřednictvím bank ID.
- Pokud uzavíráte smlouvy formou prostého elektronického podpisu, měli byste si být jisti, že email a mobilní telefon, který vám klient sděluje, užívá skutečně a výhradně on. Email by měl obsahovat jméno a příjmení klienta. Ideální je, pokud vám klient píše z pracovního emailu, který ho dostatečně identifikuje, např. vaclav.vopicka@csob.cz. Email typu „vasek123@gmail.com, info@jmenofirmy.cz může vést k pochybnostem. V prokazování identity vám pomůže, pokud máte další emailové, SMS či jiné zprávy.
- Máte-li pochybnosti při identifikaci klienta a kli prozatím uzavřete smlouvy v tištěné podobě.
Technická podpora Signi
Máte-li nějaký technický problém v Signi, kontaktujte technickou podporu Signi výhradně písemně. Můžete vyplnit formulář na stránkách Signi.com/kontakt nebo poslat email na help@signi.com.
Reakční doba technické podpory je prý cca 4 hodiny.
Vždy ID dokumentu, kterého se problém týká a případně i screenshot obrazovky. Urychlí se tím vyřešení problému.
Chcete se stát realitním makléřem v Alfě nebo se dozvědět o práci makléře více?
Kontaktujte nás
Autor článku: Petr Podlešák, manažer RE/MAX Alfa
Tel. 603 426 237
